امروزه با توجه به افزايش سريع حجم اطلاعات در سازمانها و ادارات سيستمهاي بايگاني معمول ، ديگر جوابگوي اين رشد
سريع نيستند در اين سيستمها هر چه حجم اطلاعات بيشتر ميشود زمان دسترسي نيز افزايش يافته و امكان اشتباه نيز
زياد ميشود . كاغذ بعنوان يك وسيله نگهداري اطلاعات با توجه به محدوديت هاي فيزيكي آن ، ديگر نميتواند جوابگوي
اين رشد سريع باشد و نياز به دسترسي سريع به اطلاعات را نميتوان با سيستم هاي بايگاني معمول مرتفع نمود